Hysbysiad Preifatrwydd
Cyflwyniad
Trosolwg Magic Notes (PDF)
Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn Rheolwr Data ac wedi’i gofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
https://ico.org.uk/ESDWebPages/Entry/Z4738791
Y Gwasanaeth a fydd yn prosesu eich data personol yw
- Gofal Cymdeithasol ac Addysg
- Gwasanaethau Tai
Bydd y gwasanaethau hyn yn defnyddio Magic Notes, sef gwasanaeth recordio a thrawsgrifio, fel rhan o gynllun peilot am gyfnod o tua 8 wythnos.
Mae angen prosesu eich data personol am y rheswm canlynol
Mae’r gwasanaethau a ddarperir yn ymwneud â gweithgareddau sgwrsio / trafod fel rhan o weithgareddau busnes arferol Gofal Cymdeithasol, Addysg a Thai i gefnogi Unigolion.
Y data personol a gaiff ei gasglu a’i brosesu
Bydd y wybodaeth bersonol a gaiff ei chofnodi yn ymwneud â’r categorïau data canlynol:
- Enw
- Cyfeiriad
- Rhif ffôn
- Cyfeiriad e-bost
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Rhif GIG
- Dyddiad geni
- Rhyw
- Ethnigrwydd
- Crefydd
- Cyflyrau iechyd – corfforol, iechyd meddwl neu anghenion dysgu
- Cyflogaeth
- Manylion cyswllt am aelodau’r teulu
- Perthynas agosaf
- Statws llety
- Cenedligrwydd
- Statws priodasol
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Gwybodaeth ariannol
- Aelodaeth Undeb Llafur
- Euogfarnau troseddol blaenorol
Mae’n bosib y byddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth os bydd angen.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol
(gweler Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu | Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth)
Cydsyniad yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu:
Erthygl 6(1)(a) mae gwrthrych y data wedi rhoi cydysniad i chi brosesu eu data personol at un neu fwy o ddibenion penodol.
Manylion unrhyw ddata categori arbennig a gasglwyd ac a broseswyd
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Rhif GIG
- Rhyw
- Ethnigrwydd
- Crefydd
- Cyflyrau iechyd – corfforol, iechyd meddwl neu anghenion dysgu
- Cenedligrwydd
- Statws priodasol
- Cyfeiriadedd rhywiol
- Gwybodaeth ariannol
- Aelodaeth Undeb Llafur
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data categori arbennig
(gweler Data categori arbennig | Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth)
Cydsyniad penodol yw’r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu:
Erthygl 9(2)(a) mae gwrthrych y data wedi rhoi cydsyniad penodol i chi brosesu eu data personol at un neu fwy o ddibenion penodol, ac eithrio pan fo cyfraith ddomestig yn nodi nad oes modd i wrthrych y data godi’r gwaharddiad y cyfeirir ato ym mharagraff 1.
Sut/ble caiff eich data ei storio
Caiff y ffeil allbwn ei chadw'n fewnol, wedi’i llwytho i system gwybodaeth rheoli’r gwasanaeth perthnasol.
Caiff y ffeil sain / trawsgrifiad ei chadw'n allanol nes y cyrhaeddir diwedd y cyfnod cadw ac mae'r data'n cael ei ddinistrio.
Caiff y data ei brosesu yn y DU a’r Ardal Economaidd Ewropeaidd gan Beam / Magic Notes.
Am faint o amser y caiff eich data ei gadw
Caiff data personol yn Magic Notes ei gadw am gyfnod y cynllun peilot, ac yna caiff ei ddinistrio.
Gyda phwy y bydd eich data yn cael ei rannu
Yn unol â phrif Hysbysiad Preifatrwydd Conwy -
Hysbysiad Preifatrwydd Llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy - Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
Eich hawliau data
Yn ôl y gyfraith, mae gennych amrywiaeth o hawliau dros eich data personol sy’n cynnwys:
- yr hawl i gael gwybod
- yr hawl i gael gweld y data personol rydym yn ei gadw amdanoch chi
- yr hawl i gywiro unrhyw wallau yn y data personol sydd gennym
- yr hawl i gael dileu eich data personol pan nad oes ei angen mwyach
- yr hawl, mewn amgylchiadau cyfyngedig, i gyfyngu ar sut y defnyddir eich data personol
- yr hawl i unrhyw wybodaeth rydych chi wedi ei rhoi i ni gael ei dychwelyd atoch mewn ffurf y gallwch ei rhoi i ddarparwr gwasanaeth arall os oes angen
- yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniad yn seiliedig ar brosesu awtomatig yn unig, gan gynnwys proffilio, sy’n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol yn ymwneud â hi/ef neu sy’n effeithio’n sylweddol arni hi neu arno ef.
Yn yr amgylchiadau prin ble rydym yn dibynnu ar gydsyniad fel sail gyfreithiol i brosesu eich data personol, gallwch dynnu’r cydsyniad hwnnw’n ôl ar unrhyw adeg.
Gweler Hysbysiad Preifatrwydd Llawn CBSC hefyd:
Hysbysiad Preifatrwydd Llawn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy – Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
Unrhyw wybodaeth berthnasol arall
Mae Magic Notes yn prosesu eich data personol trwy recordio, trawsgrifio a chrynhoi cyfarfodydd yn dilyn y camau canlynol:
- Bydd y defnyddiwr (yr aelod o staff fydd wedi cael hyfforddiant, fel gweithiwr cymdeithasol) yn dechrau’r recordiad
- Caiff y cyfarfod ei recordio
- Bydd y defnyddiwr yn dod â’r recordiad i ben, a chaiff y ffeil sain ei chadw
- Bydd Magic Notes yn creu trawsgrifiad o’r ffeil sain
- Bydd model OpenAI Azure yn creu crynodeb o’r trawsgrifiad
- Anfonir hysbysiad at y defnyddiwr i roi gwybod iddynt bod crynodeb eu cyfarfod yn barod a bod modd ei weld yn yr ap gwe diogel
- Bydd y defnyddiwr yn adolygu’r allbwn er cywirdeb a gweld a oes angen ei olygu
- Bydd y defnyddiwr yn copïo’r crynodeb i’r system rheoli achos.
Rydym yn cyflawni ein hymrwymiadau o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data drwy gadw data’n gyfoes; drwy ei gadw a’i ddileu yn ddiogel; drwy beidio â chasglu na chadw gormodedd o ddata; drwy ddiogelu data personol rhag cael ei golli, ei gamddefnyddio, ei weld neu ei ddatgelu heb awdurdod; a thrwy sicrhau bod dulliau technegol priodol ar waith i ddiogelu data personol.
Cyswllt yn y gwasanaeth
Gofal Cymdeithasol ac Addysg
mynediadpwnc@conwy.gov.uk
Gwasanaethau Tai
housing@conwy.gov.uk
01492 574000
Uned Llywodraethu Gwybodaeth
Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau eraill am sut y defnyddir eich data personol neu os hoffech chi arfer unrhyw un o’r hawliau y cyfeirir atynt uchod, cysylltwch â:
Uned Llywodraethu Gwybodaeth
Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy
Blwch Post 1,
Bae Colwyn,
LL29 0GG
uned.llyw-gwyb@conwy.gov.uk
01492 577215
Os credwch chi nad ydym wedi llwyddo i drin a rheoli eich data personol yn briodol, mae gennych hawl i apelio i:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru, 2il Lawr
Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
E-bost: wales@ico.org.uk