Rydym yn defnyddio cwcis i wneud y safle hwn yn symlach. Drwy bori trwy ein tudalennau rydych yn derbyn ein defnydd o gwcis. Mae rhagor o wybodaeth ar ein tudalen preifatrwydd a chwcis.
Bydd gwaith cynnal a chadw hanfodol o 6pm ar 7/12/17 yn effeithio ar ein gwasanaethau rhyngrwyd, gan gynnwys gwefannau ac e-bost.
Cartref Cyngor Mynediad i Wybodaeth Hysbysiadau Preifatrwydd Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaeth Archifo Conwy

Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaeth Archifo Conwy


Summary (optional)
start content

Y wybodaeth a gasglwn

Rydym yn cael gwybodaeth bersonol gennych chi pan fyddwch yn benthyg/rhoi dogfennau i ni, pan fyddwn yn rhoi Tocyn Darllenydd i chi i gael mynediad i’n casgliadau, pan fyddwch yn gwneud cais i wirfoddoli, mynychu neu gymryd rhan mewn digwyddiadau rydym yn ymwneud â nhw, pan fyddwch yn archebu neu wneud cais am gopïau o eitemau sydd gennym, pan fyddwch yn llenwi arolygon ymwelwyr rydym yn eu cynnal a phan fyddwch yn anfon gohebiaeth, ymholiadau a cheisiadau ymchwil atom.  Bydd neu gall y wybodaeth hon gynnwys eich enw, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, rhif ffôn, manylion cyswllt brys a gwybodaeth trydydd parti y gallech ei darparu.

Mae unrhyw wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu, pan fyddwn yn derbyn casgliadau o ddogfennau ar gyfer cadwraeth barhaol neu pan geir mynediad i’r dogfennau hyn, yn angenrheidiol ar gyfer perfformiad ein gwasanaeth a gynhelir er budd y cyhoedd ac yn unol â, ond nid yn gyfyngedig i, ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu dan Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994 (a. 60).  

Gallai casgliadau o ddogfennau rydym yn eu cael naill ai yn fewnol neu drwy unigolyn sy’n benthyg/rhoi ar gyfer cadwraeth barhaol yn yr archif gynnwys data categori arbennig neu ddata sensitif personol sydd ei angen ar gyfer dibenion archifo er budd y cyhoedd, neu at ddibenion ymchwil gwyddonol a hanesyddol.

Beth fyddwn yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth

Wrth benderfynu pa wybodaeth bersonol i’w chasglu, ei defnyddio a’i chadw, rydym yn ymroddedig i wneud yn siŵr y byddwn yn:

  • casglu, dal a defnyddio gwybodaeth lle mae angen gwneud hynny, a lle mae’n deg gwneud hynny’n unig.
  • cadw eich gwybodaeth bersonol yn saff ac yn ddiogel.
  • cael gwared ar unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel, pan nad oes ei hangen mwyach.
  • bod yn agored gyda chi ynghylch sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth a gyda phwy rydym yn ei rhannu; a
  • mabwysiadu a chynnal safonau uchel o arfer gorau wrth drin unrhyw wybodaeth bersonol.

Hefyd, mae’n bosibl y caiff y wybodaeth ei defnyddio at ddibenion archwilio, ac mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i CBSC warchod y cyllid cyhoeddus y mae’n ei weinyddu, ac felly gall ddefnyddio unrhyw wybodaeth rydych wedi ei rhoi i atal, canfod ac ymchwilio i dwyll ac anghysonderau, ar gyfer perfformio contract, neu, dasg a gyflawnir er lles y cyhoedd, neu i gydymffurfio ag ymrwymiad cyfreithiol. Rhan 6 Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014 a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) yw’r sail Gyfreithiol. 

Sut caiff y wybodaeth hon ei defnyddio

Fel Gwirfoddolwr

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei defnyddio dim ond mewn perthynas â’ch rôl wirfoddol neu fel cefnogwr, i ddweud wrthych am ddigwyddiadau ac anfon newyddlenni atoch. Pan fyddwch yn cofrestru fel gwirfoddolwr, rhoddir dewis i chi roi caniatâd i gael newyddlenni a manylion eraill am ddigwyddiadau.  Byddwch yn gallu tynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw amser.  Byddwn yn cadw cofnod o’r caniatâd hwn nes nad oes angen ei gadw neu nes tynnir caniatâd yn ôl.

Gellir rhannu eich gwybodaeth bersonol o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy os yw’n ofynnol i roi gwasanaeth i chi, er enghraifft darparu mynediad gofynnol i chi i gyfrifiadur i helpu i gatalogio casgliadau.

Fel unigolyn sy’n benthyca/rhoi

Mae eich gwybodaeth bersonol yn rhan ofynnol o brosesu unrhyw ddogfennau a gaiff eu benthyca/rhoi i ni.  Defnyddir ffurflen derbynodi wedi’i llofnodi i sefydlu a dangos tystiolaeth o delerau a gytunwyd o ran benthyca rhwng Gwasanaeth Archifo Conwy a chi fel yr unigolyn sy’n benthyca/rhoi.  Mae’r ffurflen derbynodi hon i’w gweld ochr yn ochr â’r Telerau Benthyca.  Defnyddir y wybodaeth rydych yn ei darparu fel rhan o’r broses hon i lywio ein dealltwriaeth o gyd-destun, tarddiad, cyflwr, hawliau eiddo deallusol, hawlfraint a pherchnogaeth y dogfennau a gaiff eu benthyca.  Mae’r ffurflen derbynodi yn gofnod o delerau benthyca a chaiff ei chadw’n barhaol.

Caiff gwybodaeth bersonol o’r ffurflen derbynodi ei rhoi yn ein meddalwedd casgliadau, gan ychwanegu at ein cronfa ddata benthycwyr a chronfa ddata derbynodiadau.  Mae’n bosibl y bydd unrhyw ohebiaeth a gawn gennych chi yn cael ei chadw gyda’r ffurflenni derbynodi gwreiddiol neu fe’i ddefnyddir i lywio ein dealltwriaeth o'r dogfennau a gaiff eu benthyca lle bo’n briodol.  Bydd unrhyw ohebiaeth a gawn gennych chi drwy’r post neu dros e-bost nad yw’n berthnasol i’r dogfennau a gaiff eu benthyca, yn cael ei chadw at ddibenion busnes am gyfnod penodol o amser cyn cael gwared arni’n gyfrinachol yn unol ag amserlen cadw ein Gwasanaeth.

Mae’n bosibl y defnyddir eich manylion cyswllt i gysylltu â chi i roi gwybod i chi am newidiadau Gwasanaeth neu newid o ran polisi i’ch dogfennau a fenthycwyd.  Hefyd, mae’n bosibl y cysylltir â chi i gael rhagor o wybodaeth am eich benthyciad/rhodd neu i ofyn am eich caniatâd i drosglwyddo eich manylion i drydydd parti.  Os caiff benthyciad/rhodd ei drosglwyddo i le benthyca arall mwy priodol, mae’n bosibl y caiff eich manylion drwy gopi o ffurflen derbynodi eu trosglwyddo.

Fel ymwelydd

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei chasglu drwy gofrestr ymwelwyr.  Mae hyn yn ofynnol gan ei fod yn rhoi gwybod i ni eich bod yn yr adeilad a hefyd pryd roeddech yn yr adeilad.  Y wybodaeth a gesglir yw eich enw, cyfeiriad, rheswm dros ymweld.  Rydym yn defnyddio’r wybodaeth hon am resymau diogelwch adeilad mewn argyfwng, er enghraifft tân, ond hefyd am resymau diogelwch ac i ddarparu ystadegau ymwelwyr i ni.  At ddibenion ystadegau, caiff gwybodaeth bersonol ei gwneud yn ddienw bob amser.

Os ydych am weld dogfennau gwreiddiol bydd angen Tocyn Darllenydd arnoch.  Bydd angen i chi ddarparu o leiaf dau fath o dystiolaeth sy’n dangos eich llofnod a chyfeiriad presennol.  Er enghraifft, trwydded yrru.  Bydd Tocyn Darllenydd yn cynnwys eich enw a chyfeiriad presennol, a’ch rhif darllenydd unigryw.  Bydd y Ffurflen Gofrestru gysylltiedig yn cynnwys eich rhif ffôn a/neu rhif ffôn symudol hefyd.  Mae’n bosibl y bydd y Tocyn Darllenydd yn rhan o rwydwaith ymchwil archifau sirol ehangach a gydnabyddir yn genedlaethol a gaiff ei redeg gan y Gymdeithas Archifau a Chofnodion, sy’n darparu mynediad i chi i amrywiaeth lawn o archifau o amgylch y Deyrnas Unedig sydd hefyd yn rhan o’r cynllun.  Felly caiff eich gwybodaeth bersonol ei throsglwyddo iddyn nhw.  Fel sefydliad trydydd parti, ni fydd y Gymdeithas Archifau a Chofnodion fyth yn gwerthu neu drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol heb eich caniatâd datganedig.  Fel arall, caiff y Tocyn Darllenydd ei reoli drwy system Cerdyn Llyfrgell CBSC ei hun.  Defnyddir cynlluniau Tocyn Darllenydd i leihau’r risg o ran diogelwch i ddogfennau yr ystyrir fel bod ag arwyddocâd hanesyddol a diwylliannol parhaol a help yn yr achos annhebygol y bydd dogfennau wedi’u difrodi yn ddamweiniol neu’n faleisus, neu eu dwyn.  

Er mwyn gweld dogfennau gwreiddiol bydd angen i chi lenwi Slip Cais Dogfennau hefyd.  Bydd hyn yn darparu eich enw, llofnod, dyddiad a beth rydych am ei weld.  Caiff eich rhif Tocyn Darllenydd unigryw ei ychwanegu hefyd.  Defnyddir y slip i olrhain dogfennau sy’n dod i mewn ac allan o storio diogel, i leihau unrhyw risg o golli dogfennau yn ein gofal.  Mae’r slipiau hefyd yn darparu trywydd archwilio i’r gwasanaeth o fynediad dogfennol gan wella diogelwch a darparu ystadegau defnydd.  Pan fydd dadansoddiad ystadegol yn digwydd, ni chaiff unrhyw wybodaeth bersonol ei defnyddio na’i chofnodi.

Wrth ddefnyddio ein gwasanaeth, mae’n bosibl y byddwch am wneud copïau o ddogfennau yn ein gofal, naill ai ar gyfer defnydd personol neu ar gyfer math o gyhoeddiad.  Pan nad yw hyn yn torri cytundeb ag unigolyn sy’n benthyca/rhoi bydd rhaid i chi naill ai gael Trwydded Camera drwy lenwi Ffurflen Trwydded Camera os ydych am dynnu lluniau neu lenwi Ffurflen Datgan Hawlfraint.  Ar gyfer y ffurflenni hyn, byddech yn darparu llofnod, cyfeiriad, beth ydych am ei gopïo, dyddiad a llofnod.  Maen nhw’n ofynnol fel tystiolaeth eich bod yn derbyn y telerau defnydd o ran copi ac os ydych am gyhoeddi neu rannu copïau, y byddwch yn cael caniatâd ychwanegol a gytunwyd gan Wasanaeth Archifo Conwy a/neu’r perchennog hawlfraint presennol pan nad Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yw hyn.

Cadw eich data personol yn ddiogel

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei chadw’n ddiogel waeth beth yw ei fformat, p’un ai yw’n electronig neu mewn copi caled yn systemau rheoli cofnodion CBSC.  Byddai hyn yn unol â’r Polisi Rheoli Cofnodion Corfforaethol a’r Polisi Diogelwch TG.  

Mae dogfennau wedi’u harchifo sy’n cynnwys data categoei arbennig neu ddata sensitif personol wedi’u cau o ran mynediad am gyfnod hir, fel arfer gyda chyfnod cau 100 mlynedd.

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Bydd unrhyw wybodaeth a ddatgelir i ni yn cael ei chadw gyhyd â bod angen busnes rhesymol yn unig fel a gofnodir yn ein hamserlen cadw dogfennau.  Pan na fydd angen eich gwybodaeth bersonol bellach neu pan fyddwch wedi tynnu caniatâd yn ôl, caiff ei dinistrio’n gyfrinachol yn unol â Pholisi Rheoli Cofnodion Corfforaethol CBSC.

Datgelu gwybodaeth i bartïon allanol

Mae’n bosibl y caiff eich gwybodaeth bersonol ei rhannu o fewn Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy neu gyda phartneriaid allanol, er mwyn i ni gyflawni swyddogaeth neu er mwyn darparu gwasanaeth i chi.  Partneriaid allanol yn bennaf yw’r Gymdeithas Archifau a Chofnodion, sy’n rhedeg a chynnal y Rhwydwaith Darllenwyr Archifau Sirol neu Swyddfeydd Cofnodion Sirol eraill os byddai’n fwy addas i fenthyciadau/rhoddion gael eu rhoi iddyn nhw.  Bydd cais am eich caniatâd i wneud hyn wedi’i wneud ar ein Ffurflen Derbynodi.

Eich hawliau gwybodaeth a chael mynediad at eich cofnodion

Efallai y byddwch yn dymuno gwybod eich hawliau gwybodaeth a/neu gael mynediad at gopi o’ch cofnodion o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data.  Gweler Hysbysiad Preifatrwydd CBSC Corfforaethol am ragor o wybodaeth.  Os ydych chi wedi rhoi caniatâd ac nad oes sail gyfreithiol y tu hwnt i’ch caniatâd i ni gadw eich gwybodaeth bersonol, mae gennych hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw amser.  Os byddwch am wneud hynny, cysylltwch:

Gwasanaeth Archifo Conwy
Yr Hen Ysgol Fwrdd
Lloyd Street
Llandudno
LL30 2YG

01492 577550 / archifau.archives@conwy.gov.uk

end content

Dod o hyd i'ch ysgolion, ysbytai, gwasanaethau cyngor agosaf a mwy